1. Invista no planejamento tributário
Em qualquer empresa, uma gestão fiscal eficiente começa com um bom planejamento tributário e a sua falta é um dos motivos que podem levar as empresas ao insucesso e mesmo à falência. Sem um controle fiscal eficiente, a organização muito provavelmente pagará mais impostos que o necessário ou poderá deixar de pagar alguma obrigação importante, tornando-se visível aos olhos do Fisco no tocante a penalizações e pagamento de multas. Planejar-se com relação aos tributos permite programar as ações antes da incidência do fato gerador, o que é totalmente dentro da lei e pode tornar a atividade mais econômica. É possível ainda aproveitar as oportunidades que o governo proporciona, na forma de incentivos e créditos fiscais e outros benefícios. Portanto, existem diversos meios e dispositivos legais, sem incorrer em sonegação fiscal ou quaisquer outras ilicitudes, para reduzir a carga tributária da organização. Para usufruir disso, conhecimento e planejamento são as palavras-chave.
2. Faça uma boa gestão dos documentos
A implementação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) tornou ainda mais exigente o já complexo e desafiador cenário fiscal brasileiro. A interação tributária entre Fisco
e empresas passou a ser 100% digital, integrada e instantânea, promovendo um nível de fiscalização altíssimo e com margem mínima para erro na prestação de contas. O intuito é verificar a existência de incongruências em uma gama de informações que são cruzadas e validadas instantaneamente. Pesadas multas são aplicadas em caso de preenchimento incorreto, incompleto ou impreciso de formulários bem como da não apresentação de documentos, notas fiscais e comprovantes obrigatórios. Além da prestação de contas, uma boa gestão de documentos contábeis é fundamental para substanciar a contestação e defesa de penalizações e autuações que a empresa julgue indevidas.
A atualização periódica dos registros financeiros e da escrituração contábil da empresa faz parte da boa gestão dos documentos e é imprescindível para evitar esquecimentos ou erros de lançamentos bem como para fundamentar processos de defesa e para o controle do patrimônio da empresa. Manter um histórico de registros permite ainda identificar, monitorar e desfazer gargalos financeiros ou procedimentos que estejam drenando o caixa da organização.
3. Mantenha o Compliance Fiscal
Se você é empreendedor e nunca ouviu falar em Compliance Fiscal, sua empresa pode estar vulnerável ao Fisco. Compliance significa, em Inglês, conformidade. O que se conhece por Compliance Fiscal é um conjunto de processos, rotinas e ações que visam garantir, de forma legal, e por meio de monitoramento constante, o cumprimento rigoroso das obrigações fiscais e seus respectivos prazos; a identificação dos riscos de não-conformidade com o Fisco; a diminuição dos custos administrativos relativos a tarefas associadas à geração das obrigações tributárias; e a redução da (pesada) carga tributária sem utilizar artifícios ilegais ou mecanismos de sonegação. Com o endurecimento e aprimoramento da fiscalização, Compliance Fiscal deixou de ser uma opção de poucos, e tornou-se uma necessidade para empresas de qualquer porte ou segmento.
Seu objetivo é implementar na empresa as melhores práticas, controles, revisão e rastreabilidade em todos os processos internos e entregas de obrigações ao Fisco, tendo como foco principal não o “cumprimento do prazo” meramente, mas sim a “qualidade da informação apresentada”. Empresas que não cumprem o calendário de obrigações fiscais e tributárias ou o fazem com a apresentação de dados incompletos, imprecisos e/ou inexatos, estão sujeitas a penalizações diversas, dentre as quais multas por não-conformidades ou erros de cálculo; pagamento de juros de impostos atrasados; geração de encargos não previstos; e até mesmo bloqueio de patrimônio e interdição dos negócios, em casos mais graves.
4. Realize auditorias internas preventivas
Sua empresa possui uma política de auditoria fiscal? Se você disse que não ou se perguntou “por quê?” é importante saber que, independentemente do porte ou segmento da sua empresa, a contratação deste serviço é imprescindível para evitar surpresas. Muitas empresas ainda têm dificuldades de compreender os benefícios da auditoria fiscal preventiva, por entenderem que ela representa um custo imediato e não enxergarem seu potencial de gerar um importante retorno financeiro a médio e longo prazo. Mas essa visão tem mudado e as empresas passaram a entender que este serviço traz mais segurança para as ações da empresa, evitando perdas financeiras, multas e penalizações. A auditoria fiscal preventiva envolve uma análise minuciosa da aplicação de alíquotas, atualizações legislativas, eventuais passivos e possíveis contingências fiscais, formando um quadro tributário adequado e provisionado da forma menos onerosa possível a empresa, sempre dentro da legalidade. Por meio dela, evitam-se notificações e autuações por erros no cumprimento de obrigações fiscais e tributárias e e não pagamento de impostos devidos, e determina-se como serão corrigidas as falhas. Ela também ajuda a identificar se existe alguma vantagem fiscal legal que possa ser aproveitada pela empresa, gerando menor desembolso de caixa ou recuperação de crédito. A auditoria fiscal é, em última análise, a diferença entre lucro e prejuízo.
5. Analise/Reveja o enquadramento tributário
Você já se perguntou se o atual enquadramento tributário adotado pela sua empresa é mesmo o ideal? Será que outro regime seria mais adequado para o perfil, número de funcionários e segmento de atuação da sua empresa? No Brasil, vigoram três modalidades de enquadramento tributário, com perfis diferentes, dependendo das atividades desenvolvidas pela empresa: Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido. O Simples Nacional opera em um sistema simplificado de arrecadação e se encaixa melhor para pequenas empresas, especialmente aquelas com alta lucratividade e baixas despesas.
O Lucro Real é mais indicado para empresas maiores, com despesas operacionais altas e margem de lucro reduzida, e que não dependem diretamente do consumidor final, ou seja, vendem seus produtos para outras empresas. O Lucro Presumido é indicado para empresas com uma margem de lucro reduzida, despesas operacionais baixas e folha salarial também baixa. A definição do enquadramento tributário pode ser feita anualmente. É possível mudar de um enquadramento para outro, respeitando, claro, as exigências de cada regime. O Avaliando fatores como o faturamento anual e o tipo de atividade, a empresa é livre para escolher o regime mais compatível com o negócio, mais vantajoso para a sua realidade e com a menor carga tributária. Para isso, é preciso entender as oportunidades que cada regime oferece e as especificidades de cada um deles, como por exemplo, as taxas que incidem e os requisitos que a empresa precisa ter para aderir a cada um.
6. Revise sua atividade econômica
Revisar a atividade econômica exercida pela empresa é outra forma de reduzir custos. A CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) determina quais atividades uma empresa está habilitada a exercer. Definir a CNAE correta evita que a organização paguetributos adicionais ou indevidos, ou pior, que seja tributada duas vezes (bitributação) sobre uma mesma atividade. O empreendedor deve ficar atento se em algum momento a empresa deixou de realizar uma determinada atividade e/ou passou a exercer outras, o que pode ser motivo para mudança do código CNAE.
7. Automatize processos fiscais
No primeiro item deste artigo, falamos sobre a importância de fazer uma gestão fiscal eficiente da empresa. Contudo, fazer isso de forma exclusivamente manual, numa área que lida com tantos detalhes, números, datas e documentos, é um convite ao erro. A automatização de processos, principalmente quando se fala do setor fiscal, é de suma importância para que não haja perda de informações e prazos.
8. Adeque-se às mudanças
O sistema tributário brasileiro é notoriamente complexo e altamente dinâmico. A legislação e as jurisprudências mudam continuamente. Ou seja, manter-se atualizado não é uma opção. O empresário moderno deve estar sempre atento às mudanças nas regras tributárias para não incorrer em erros que podem resultar no pagamento desnecessário de obrigações não devidas ou sobretaxadas, além de penalizações ou multas pesadas. É importante estar sempre em linha com às novas realidades, revendo as metas da empresa e as adequações necessárias na sua operação.
9. Aproveite incentivos e créditos fiscais
Os incentivos fiscais são medidas tomadas pelo governo para fomentar a atividade em determinados segmentos de mercado com o objetivo de fazer girar a economia. Ao aderir a algum incentivo fiscal, a empresa contribui com a sociedade ao mesmo tempo em que reduz a quantidade de impostos devido ao governo. É possível que sua empresa tenha direito a receber isenções tributárias ou reduções de alíquotas, dependendo de fatores locais e legais. A cobrança indevida de impostos, inconsistências na escrituração tributária e a não-utilização de créditos de tributos como PIS e COFINS podem drenar uma parcela importante do lucro da empresa. A recuperação de crédito tributário pode ser efetivamente realizada se forem feitos um levantamento e uma avaliação de créditos fiscais sobre períodos já apurados.
Dessa forma, a empresa vai identificar possíveis valores que foram pagos indevidamente, pagos a maior ou um crédito não aproveitado. Dependendo do quanto sua empresa pode recuperar, esse dinheiro “extra” pode significar um recurso substancial para quitar dívidas com o próprio Fisco ou impulsionar o crescimento do seu negócio. Muitos empreendedores não sabem mas no caso de tributos pagos indevidamente ou a maior e de créditos não aproveitados, a legislação tributária assegura ao contribuinte requerer a recuperação dos valores dentro do período de até 5 (cinco) anos. É um direito assegurado por lei, mas muito pouco exercido (ou mesmo conhecido) pelas empresas. O que ocorre em geral é o recebimento de crédito tributário para compensação de tributos que serão apurados futuramente, e não a devolução de valores. Mas o resultado é igual para ambos os casos, uma vez que se deixa de gastar ou economiza-se para cumprir as obrigações do presente ou
de um futuro próximo. De uma forma ou de outra melhora-se o fluxo de caixa. O ressarcimento em dinheiro também é possível, porém pode ser um processo moroso. A recuperação de crédito tem sido uma importante ferramenta para a redução de valores a recolher em períodos vindouros melhorando, o fluxo de caixa. Dentre os créditos que podem ser recuperados destacam-se:
PIS e COFINS: via de regra, é beneficiado com a recuperação do PIS e da COFINS quem
adquire bens para revenda ou os utiliza como insumos na produção de mercadorias
destinadas à venda ou prestação de serviços, além de outros custos e despesas passíveis de
creditamento, como a aquisições destinadas ao ativo imobilizado.
ICMS: O sistema de crédito do ICMS permite a quem vende ou recebe a mercadoria o
direito de se creditar do imposto que foi anteriormente cobrado em operações cuja
mercadoria tenha dado entrada, além de despesas com matéria prima, material de
embalagem, produtos intermediários e bens destinados ao ativo imobilizado.
INSS: Muitas empresas miram na recuperação de crédito do INSS, mas acabam tendo
problemas para diferenciar quais contribuições têm caráter remuneratório e quais têm caráter
indenizatório de acordo com a jurisprudência dominante. Após recuperado o crédito do INSS,
é possível utilizá-lo para pagar contribuições a vencer.
10. Contrate uma Consultoria Tributária Especializada
Além de complexa, a legislação fiscal brasileira muda constantemente, alterando alíquotas e bases de cálculo e criando impostos e taxas com a mesma frequência que os extingue sem aviso. Com diversas outras atribuições e sem o conhecimento técnico necessário, o empresário pode deixar de recolher tributos por ignorar sua obrigatoriedade ou entregar escrituração incompleta/inconsistente por desconhecer seu preenchimento correto. Com isso, fica exposto à fiscalização e arcando com as penalizações e multas impostas pelo Fisco. Pode também realizar pagamentos “a maior” ou que nem precisariam ser feitos, comprometendo a gestão e o retorno financeiro do negócio em diferentes níveis. Há ainda créditos fiscais que podem ser recuperados legalmente e transformados em dedução de outros impostos ou em dinheiro direto no caixa.
Ou seja, contar com uma Consultoria Tributária assessorando nas questões fiscais, tributárias e contábeis da empresa passa longe de ser “luxo”. É na verdade um investimento inteligente e um recurso importante para sobrevier ao massacrante cenário de obrigações fiscais vigente em nosso país e proteger a lucratividade da empresa. Excelente background, amplo portfólio de clientes e um patrimônio consolidado de credibilidade e eficiência: assim é a VVF Consultores Tributários.
Contamos com uma equipe experiente, dinâmica e atualizada composta por contadores, advogados tributaristas e consultores com competências diversas e alto nível de capacitação técnica. Nosso formato multidisciplinar nos permite atender de forma personalizada e proativa às demandas fiscais, tributárias e contábeis de empresas de qualquer segmento e tamanho. Competência é nosso principal ativo. Conhecimento é nosso maior valor. Fale conosco. Nós podemos ajudar. Nós sabemos resolver.
