A Escrituração Contábil Digital (ECD) é o relatório que as empresas precisam entregar anualmente à receita federal, contendo os documentos contábeis do ano anterior, com prazo rigoroso e diretrizes específicas a serem cumpridas.
Com a implementação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), a ECD substituiu os antigos livros contábeis que precisavam ser verificados de forma física. Com o formato eletrônico ficou mais fácil e prático para as empresas fazerem a prestação de contas. Por outro lado, a interação tributária entre Fisco e empresas passou a ser 100% digital, integrada e instantânea, promovendo um nível de fiscalização altíssimo e com reduzida margem para erro na prestação de contas, sob o risco de impacto substancial no caixa da empresa.
Elaborando a escrituração
Contar com a sorte ao se preparar um documento com a importância da ECD não é, nem de longe, uma boa ideia. Lembre-se que é para a receita federal que está encaminhando a escrituração da sua empresa e dados incorretos ou incompletos apenas irão gerar dor de cabeça e, principalmente, prejuízo financeiro.
Claro que uma boa escrituração irá depender de boas práticas da empresa como sempre emitir e solicitar notas fiscais, não misturar despesas pessoais com as da empresa e utilizar os serviços de um contador competente.
A atuação do contador é importante porque a transmissão da ECD precisará do certificado digital dele além daquele da própria empresa para ser válida.
Analisando e Revisando a ECD
Você sabia que a ECD é composta por três livros contábeis? É claro que sabia, afinal a sua empresa depende desses registros para permanecer funcionando dentro da lei. Antes de entregar a sua escrituração para a receita, verifique com antecedência se o livro caixa, o livro diário e o livro razão estão atualizados com informações precisas. Se não estiverem, corra para fazer isso a tempo de transmitir uma escrituração que não irá trazer problemas futuros para a sua empresa.
O livro diário contém anotações de todas as alterações que alterem o patrimônio da empresa. Ele pode ser atualizado diariamente como sugere seu nome, mas também pode ser mensal e precisa estar no idioma e na moeda em vigor no país.
O segundo livro que consta da ECD é o livro razão aonde serão registradas informações de crédito e débito de todos os itens que compõe o patrimônio da empresa.
Já o livro caixa registra todos os pagamentos e recebimentos e também costuma ser utilizado para auxiliar na declaração do imposto de renda.
Todos esses livros podem ser preenchidos de forma manuscrita, mecânica ou digital e não podem conter rasuras ou indícios de alterações ou falsificações, caso contrário a empresa terá que explicar ou receber penalizações previstas em lei.
Como a ECD é transmitida no formato eletrônico, recomenda-se que as empresas migrem para o modelo digital também nos seus livros contábeis, afim de facilitar o processo.
Fazendo a entrega da ECD
Livros caixa prontos e atualizados, é hora de fazer a entrega. Para isso é preciso ficar atento aos prazos. Ano a ano a receita federal vem ampliando o número de empresas que necessitam fazer a ECD, por isso verifique com o seu contador se a sua empresa está ou não nessa lista. Caso não esteja a entrega é facultativa, mas, caso seja feita, precisa estar tudo em ordem ou a empresa pode vir a ter problemas.
Mesmo que não seja feita a declaração ao governo, é importante que os livros já estejam sendo migrados para o formato digital já que isso será vantajoso para a própria empresa. Entre os benefícios para a empresa estão em não mais precisar imprimir, encadernar e ainda fazer o registro em cartório, o que é trabalhoso e ainda custa caro, sem contar nos problemas de segurança que guardar documentos em papel podem trazer.
Verifique os livros contábeis da sua empresa com antecedência, utilize os serviços de um contador confiável, verifique certificados digitais e outras burocracias necessárias para uma escrituração contábil sem problemas para que a sua empresa possa continuar operando e prestando bons serviços ou entregando produtos de qualidade para o mercado. Quanto antes e melhor sua empresa se preparar, menor o risco de ficar exposta aos olhos da Receita.
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