Todo ano as empresas precisam entregar à Receita Federal a Escrituração Contábil Digital (ECD), um relatório contendo os documentos contábeis do ano anterior, com diretrizes específicas a serem observadas e prazo rigoroso a ser cumprido.
Em decorrência dos eventos atuais, este ano, excepcionalmente a Receita Federal, por meio da Instrução Normativa nº 1.950/2020, prorrogou para 31 de julho de 2020 o prazo de entrega da ECD referente ao ano-calendário 2019.
Até a implementação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), a ECD substituiu os antigos livros contábeis que precisavam ser verificados de forma física. Hoje, com o formato eletrônico ficou prático para as empresas fazerem a prestação de contas. Em contrapartida, a interação entre Fisco e empresas 100% digital, promovendo um altíssimo nível de fiscalização e com uma margem de erro reduzida na prestação de conta, sob o risco de impacto substancial no caixa da empresa.
Elaborando a escrituração
A ECD é um documento muito importante, então é preciso que a sua empresa esteja preparada para a entrega e que as informações estejam todas corretas. Submeter dados incorretos, incompletos ou imprecisos pode gerar grande prejuízo financeiro, além de muita dor de cabeça. Lembre-se, é para a Receita Federal que está encaminhando a escrituração da sua empresa.
Uma boa escrituração depende muito das boas práticas da empresa, como sempre emitir e solicitar notas fiscais. Além de não incluir despesas pessoais com as da empresa e utilizar os serviços de um contador competente. A atuação do contador será muito importante, pois a transmissão da ECD pedirá o certificado digital dele, além daquele da própria empresa para ser válida.
Analisando e Revisando a ECD
Você sabia que a ECD é composta por três livros contábeis? E a sua empresa depende desses registros para permanecer funcionando dentro da lei. É preciso verificar com antecedência se o livro caixa, livro diário e livro razão estão com as informações atualizadas e precisas antes de entregar a escrituração para a receita.
Se isso ainda não foi realizado, ainda dá tempo de transmitir uma escrituração que não irá trazer problemas futuros para a sua empresa.
Livro diário: contém anotações de todas as alterações que modifiquem o patrimônio da empresa. Ele pode ser atualizado diariamente como sugere seu nome, mas também pode ser mensal e precisa estar no idioma e na moeda em vigor no país.
Livro razão: aqui serão registradas informações de crédito e débito de todos os itens que compõe o patrimônio da empresa.
Livro caixa: registra todos os pagamentos e recebimentos e também costuma ser utilizado para auxiliar na declaração do imposto de renda.
Os livros podem ser preenchidos de forma manuscrita ou mecânica, porém de nenhuma forma, podem conter rasuras ou indícios de alterações ou falsificações. Caso isso aconteça, a empresa precisará explicar o que aconteceu ou receberá penalizações previstas em lei.
Como hoje a ECD tem a sua transmissão eletrônica, é recomendado que as empresas também migrem os seus livros contábeis para o modelo digital, afim de facilitar o processo.
A entrega da ECD
Com os livros atualizados e revisados, chegou a hora de fazer a entrega. É preciso ficar atento ao seu prazo e sempre se preparar com antecedência. A cada ano a Receita Federal têm ampliado o número de empresas que necessitam fazer a ECD, por isso verifique com o seu contador se a sua empresa está ou não nessa lista.
Se a sua empresa não se encaixar nessa lista, significa que a entrega é facultativa, mas, caso seja feita, ainda sim é preciso estar tudo em ordem ou a empresa pode vir a ter problemas. E mesmo que a sua escrituração não seja entregue ao governo, é essencial que os livros já estejam sendo migrados para o formato digital já que isso será vantajoso e seguro para a própria organização.
Verifique os livros contábeis da sua empresa com antecedência, utilize os serviços de um contador confiável, verifique certificados digitais e outras burocracias necessárias para uma escrituração contábil sem problemas para que a sua empresa possa continuar operando e prestando bons serviços ou entregando produtos de qualidade para o mercado. Quanto antes e melhor sua empresa se preparar, menor o risco de ficar exposta aos olhos da Receita.
A VVF Consultores Tributários oferece completa assessoria SPED e Governança Fiscal para evitar contingências fiscais indesejáveis e arrecadação desnecessária de tributos. Nosso time de especialistas atua na estruturação do Plano de Contas Referencial e ECD da sua empresa com a antecedência, segurança e confiabilidade necessárias e o refino de informações exigidos pelo Fisco.
